Eventorganisation in der Gastronomie

So werden In- und Outdoor-Events zum Erfolg

Man soll die Feste feiern, wie sie fallen – dieses Sprichwort gilt besonders in der Gastronomie und Hotellerie. Schließlich sorgen stimmungsvoll umgesetzte Veranstaltungen für ein lukratives Zusatzgeschäft. Damit die Rechnung aufgeht, hat der Gastronomen jedoch nicht nur eine ganze Reihe von Bestimmungen zu befolgen, sondern auch sorgfältig zu planen – insbesondere, wenn die Feierlichkeit außerhalb der eigenen Restaurantwände stattfinden soll.

Die besten Eventideen enden für den Veranstalter schnell im Desaster, wenn er nicht die notwendigen Vorschriften einhält oder es verschwitzt, erforderliche Genehmigungen einzuholen. Sobald der Gastronom und Caterer z. B. neben seinen Innenräumen für Events auch einen Außenbereich nutzen möchte, benötigt er nicht nur eine Konzession dafür, sondern hat auch die örtlichen Anforderungen für die Freiflächen zu erfüllen. Grundsätzlich erfordert jede öffentliche Veranstaltung eine Anmeldung beim örtlichen Ordnungsamt.

Ordnungsamt stellt Auflagen

Für eine Eventlocation – egal ob In- oder Outdoor – gelten zudem viele Auflagen, die in der Versammlungsstättenverordnung geregelt und ebenfalls mit dem Ordnungsamt abzuklären sind. So müssen beispielsweise ausreichend Platz für Rettungswege und Parkplätze eingeplant sowie die Lärmschutzregelungen eingehalten werden. Für den nötigen Schutz Ihrer Gäste und Mitarbeiter müssen die Brandschutzauflagen unbedingt erfüllt werden. Auch die Bereitstellung von WC-Anlagen in ausreichender Zahl sowie ggf. die Beschäftigung eines Sanitäts- und Ordnungsdienstes gehören zu den Pflichten des Veranstalters.

Frühzeitig Genehmigungen einholen

Es ist erforderlich, dass sämtliche notwendigen Genehmigungen bereits vor Beginn der Veranstaltung vorliegen. Wer diese bei einer Kontrolle nicht präsentieren kann, riskiert empfindliche Strafen und sogar den Abbruch der Festivität. Der Veranstalter ist zudem verpflichtet, eine geplante Musiknutzung bereits im Vorfeld bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) anzumelden. Wurden Live-Bands oder andere Künstler engagiert, fallen zusätzlich Beiträge für die Künstler-Sozialkasse an.

Das richtige Ambiente schaffen

Neben der Klärung organisatorischer und rechtlicher Fragen ist es empfehlenswert, sich frühzeitig Gedanken über das gewünschte Ambiente der Veranstaltung zu machen. Je nach Art der Feierlichkeit kann es sinnvoll sein, verschiedene Bereiche der Location voneinander abzugrenzen: Einerseits sollte sich z. B. der Eventbereich optisch vom öffentlichen Raum deutlich abheben, andererseits empfiehlt es sich ebenfalls Abtrennsysteme in Kombination mit einem Sichtschutz für die unterschiedlichen Gastbereiche wie Verpflegungsbereich, Sekt- bzw. Cocktailbar und VIP-Area einzusetzen. Die Aufstellung von (Steh-)Tischen und Stühlen oder Loungemöbeln trägt ebenfalls dazu bei, dass unterschiedliche Gästebereiche als solche wahrgenommen werden.

Gemütliche und geschützte Bereiche schaffen

Gerade bei großen Veranstaltungen ist es wichtig, dass sich die Gäste in kleine Nischen und Ecken, die räumlich voneinander getrennt sind, zurückziehen, dort essen oder bei einem Drink plaudern können. Um gemütliche Inseln im Innen- oder Außenbereich zu schaffen, eignen sich multifunktionale Abtrennsysteme, die sowohl Sichtschutz bieten als auch mit Pflanzen oder Blumenkästen bestückbar sind. Das vermittelt dem Gast ein Gefühl von Privatsphäre, gleichzeitig hat er die Möglichkeit, das Geschehen zu beobachten.

Geschützt vor Wind und Wetter

Für ein harmonisches Gesamtbild empfiehlt es sich, Möbelstil und Farbgestaltung der verschiedenen Bereiche aufeinander abzustimmen. Doch am wichtigsten ist, dass sich der Eventgast bei jeder Wetterlage wohl fühlt. Daher gehören Sonnenschirme ebenso zur notwendigen Outdoor-Ausstattung wie Abtrennungen, die gleichzeitig Schutz vor Wind, Staub und Straßenlärm bieten. „Verfügen die Außenbereiche zusätzlich über Heizstrahler, bleiben Gäste selbst bei kühleren Temperaturen gerne noch etwas länger. Zudem sind wärmende Decken nützlich und können bunte Akzente setzen“, erläutert Mirko Lauer, Geschäftsführer der VEGA.

Funktional und dekorativ

Je nach Art der Feierlichkeit kann der Gastronom mit Tischdecken, Kissen, Sitzkissen und Decken ein schönes Ambiente passend zum Veranstaltungsthema kreieren. Allerdings sollte bei der Anschaffung der Textilien neben attraktiven Dessins und Farben auf eine hohe Farb- und Formbeständigkeit, Pflegeleichtigkeit und eventuell wasserundurchlässige Eigenschaften der Produkte geachtet werden. Das I-Tüpfelchen für eine stimmungsvolle Atmosphäre bilden Windlichter, Fackeln, beleuchtbare Objekte, Lichterketten oder geschickt platzierte Leuchtelemente, die dem Eventbereich die gewünschten Highlights verleihen.

Für ein wechselndes Angebot

Bei der Planung des Caterings spielt neben dem Anlass auch der Zeitpunkt der Feier eine entscheidende Rolle: Tagsüber wollen die Gäste beispielsweise überwiegend Kaffeespezialitäten und Antialkoholisches genießen, abends greifen sie auch gerne mal zum Cocktail. Damit das nicht benötigte Equipment bis zum nächsten Einsatz gut verstaut ist und dem Personal nicht im Weg steht, bietet sich eine multifunktionale Servicestation an, die als Theke oder zur Aufbewahrung dient. Im Innenbereich der Location aufgestellt, können hier nicht nur Kaffeemaschine oder Cocktailshaker verstaut werden, die Lösung bietet auch Platz für Besteck, Speisekarten oder eine Kasse. Schließlich kann das Personal das praktische Schranksystem auch als Zwischenstation nutzen, um die weiten Wege zwischen der Theke im Innenbereich und dem Außenbereich zu verkürzen. So bleibt dem Personal noch mehr Zeit, um den Gästen eine unvergessliche Feier zu bieten.

Checkliste: Planung eines Events

  • Wer seine In- und Outdoor-Events erfolgreich planen und umsetzten will, sollte folgende Punkte beachten:
  • möglichst frühzeitig den Termin für die Veranstaltung samt Motto (z. B. Ostern, 1. Mai, Vatertag, Sommerfest) und Veranstaltungsort (drinnen und/oder draußen) festlegen
  • evtl. Konzession für die Freiluftbereich einholen bzw. verlängern
  • Konzept mit gewünschtem Programm (auf Zielgruppe zuschneiden), Verpflegungsmöglichkeiten, Zeitplan und Budget erarbeiten
  • gezielt auf das Event aufmerksam machen (z. B. Einladungen für VIPs, Flyer, Plakate, Newsletter, Postings in Social Media Foren, Ticketing)
  • Bestandsequipment prüfen und ggf. ergänzen, hierzu Kataloge von Herstellern und Lieferanten anfordern oder sich auf den Frühjahrsmessen umsehen (dabei auch an Hilfsmittel wie Trennsysteme, Wärmestrahler, Decken und Deko denken)
  • Logistik und Sicherheit berücksichtigen (z. B. Strom, Wasser, Abwasser, Küche/Theken für Speisen- und Getränkezubereitung, Brandschutz, Toiletten, Parkplätze, Versicherungen)
  • zusätzliches Personal einplanen und schulen
  • evtl. Bestell- und Abrechnungssystem für Art des Events passend auswählen
  • Besprechung mit allen Beteiligten hinsichtlich Ablauf und Einteilung (ein paar Tage vor dem Event)
  • finaler Check kurz vor dem Einlass
  • Abschlussbesprechung mit dem Team nach der Veranstaltung

Bildquelle Titelbild: © Ben Rosett, SY6s, Unsplash

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