Seit dem 1. Januar 2017 ist ein GoBD-Kassencheck verpflichtend in Gastronomie und Hotellerie. Das bedeutet jedoch nicht, dass auch eine elektronische Kasse Pflicht ist. Wer eine elektronische Registrierkasse verwendet, muss seit Anfang 2017 allerdings einiges beachten.

Bereits 2010 wurde festgelegt, dass ab dem 01. Januar 2017 alle elektronischen Registrierkassen die GoBD-Norm erfüllen müssen. Da in der Gastronomie tagtäglich mit einer Kasse gearbeitet wird, ist es sehr wichtig, genau zu wissen, was diese Änderung mit sich bringt.

„GoBD“ bedeutet „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Davon betroffen sind also alle elektronischen Kassensysteme. Das bedeutet, dass viele ältere Modelle, die nicht den GoBD-Normen entsprechen, durch neuere Registrierkassen oder Kassensysteme ersetzt werden, die die Anforderungen erfüllen. Ein Beispiel für ein GoBD-konformes Kassensystem ist das iPad-Kassensystem von orderbird.

Folgende Daten und Unterlagen sind steuerrelevant und müssen dokumentiert und archiviert werden:

• Sämtliche Artikel und Warengruppen, die im System gespeichert sind – inklusive der dazugehörigen Preise und der Historie
• Verfahrensdokumentation: Alle Daten über veränderte Auswertungen, Programmierungen und geänderte Artikelstammdaten
• Alle Journaldaten
• Die Anleitung für die Registrierkasse, außerdem auch die dazugehörige Programmieranleitung
• Alle Stornobuchungen – bei der Dokumentation von Stornos muss sehr sorgfältig vorgegangen werden. Wer hier einmal einen Fehler macht, steht schnell unter dem Verdacht, die Daten zu manipulieren!
• Falls die Kasse an verschiedenen Orten verwendet wird (z. B. Märkte), muss auch Ort und Zeit der Verwendung dokumentiert werden.

Laut GoBD müssen alle elektronisch aufgezeichneten Daten auch elektronisch (und lesbar) gespeichert werden. Bei vielen älteren Kassenmodellen ist eine lange Speicherung der Daten allerdings nicht möglich.

„Wer ein solches veraltetes Modell trotzdem weiter nutzt, riskiert Ärger mit dem Finanzamt.“

Entgegen der Befürchtung vieler Gastronomen müssen offene Ladenkassen nicht durch elektronische Registrierkassen ersetzt werden. Trotzdem muss auch hier ein GoBD-Kassencheck durchgeführt werden. Im Wesentlichen bedeutet das: Es muss einen täglichen handschriftlichen Kassenbericht geben. Dieser muss den Kassenendbestand des entsprechenden Tages enthalten.

Die Antwort lautet hier ganz einfach: Ja! Denn ein Kassenbericht und ein Kassenbuch sind zwei unterschiedliche Dinge.

Der Kassenbericht muss nur von Gastronomen angefertigt werden, die eine offene Ladenkasse nutzen. Dieser dokumentiert die Gesamtsumme der Geschäftseinnahmen – und das an jedem einzelnen Tag.

Wer eine Registrierkasse nutzt, muss die Tageseinnahmen über Tagesendgeldsummenbons (kurz Z-Bons) dokumentieren. Bei den Tageseinnahmen muss sehr sorgfältig archiviert werden. Im Falle einer Steuerprüfung wirken fehlende Einnahmen schnell verdächtig. Diese Informationen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Ein Kassenbuch hingegen muss jeder Unternehmer führen, der buchhaltungspflichtig ist. Es enthält alle Infos zu einzelnen Geschäftsvorfällen.