So funktioniert kosteneffektives Personal-Management

Arbeitgeber im Gastgewerbe müssen oft einen schwierigen Balanceakt meistern: Einerseits bleiben kompetente Mitarbeiter nur dann langfristig treu, wenn sie für ihre Leistung entsprechend belohnt werden. Andererseits stehen gerade kleineren Betrieben meist nur begrenzte Mittel zur Verfügung. Was vielen Geschäftsführern aber nicht bewusst ist: Oftmals müssen sie sich gar nicht in Unkosten stürzen, um den Ansprüchen ihrer Angestellten gerecht zu werden.

Lohnabrechnung leichtgemacht

Im Juli 2019 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium eine aktualisierte Version der GoBD, kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Mit der Neufassung gibt es nun mehrere Möglichkeiten, die Buchhaltung einfacher zu gestalten. Unter anderem kann es sich lohnen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen mithilfe einer Software zu erstellen.  Ein solches Programm übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:

  • Firmen- und Mitarbeiterdaten verwalten
  • Sämtliche Mitarbeitertypen und Entgeltarten abrechnen
  • Abwesenheiten protokollieren
  • Pflichtmeldungen an Krankenkassen, Finanzämter und Berufsgenossenschaften erstellen und versenden
  • Dokumente für Sammelüberweisungen per Online-Banking bereitstellen
  • Personalkosten verbuchen

Ein weiterer Vorteil: Wer manuelle Fleißarbeiten durch automatische Prozesse ersetzt, vermeidet nicht nur Flüchtigkeitsfehler! Zusätzlich sparst du dir viel Zeit. Dank regelmäßiger Updates bleiben solche Softwares stets auf dem neuesten Stand, was gesetzliche Regelungen betrifft.

Alternativen zur Gehaltserhöhung

Je länger Mitarbeiter in einem Betrieb hochwertige und zuverlässige Leistungen bringen, desto mehr steigt ihr Anspruch auf bessere Bezahlung. Aber ein höherer Bruttolohn ist auch mit höheren Steuer- und Sozialabgaben verbunden. Für 100€ mehr pro Monat muss ein Arbeitgeber beispielsweise 120€ zahlen, wobei der Arbeitnehmer letzten Endes nur 50€ erhält. Alternativ kannst du deine Angestellten auch mit Zusatzleistungen belohnen, die für beide Seiten Vorteile bieten. 

Sonntags- und Nachtzuschläge

Zuschläge für Arbeitsstunden an Sonntagen, Feiertagen und spät abends oder nachts sind in der Gastronomie keine Seltenheit. Solche Beiträge gelten nicht als steuerpflichtig, solange sie den regulären Lohn um maximal 150% übersteigen. Damit das Finanzamt die Zuschläge anerkennt, musst du natürlich genau dokumentieren, wann du welchen Mitarbeiter eingesetzt hast.

Zuschüsse für die ganze Familie

Es gibt einige Extraleistungen, die nicht nur den Angestellten, sondern auch ihren engsten Angehörigen finanzielle Vorteile verschaffen.  Dazu gehören:

  • Erholungspauschalen von bis zu 364€ pro Jahr. Dabei gehen 156€ an den Mitarbeiter, 104€ an die Partnerin oder den Partner und jeweils 52€ an maximal zwei Kinder. Die Pauschalsteuer müssen Arbeitnehmer allerdings selbst übernehmen.
  • Betreuungskostenzuschüsse von bis zu 500€ pro Jahr für Kindergärten und ähnliche Einrichtungen. Der genaue Betrag hängt vom jeweiligen Wohnort ab und ist für den Arbeitgeber steuerfrei.

Rabatte und Gutscheine

In vielen Fällen können auch kleine Vergünstigungen den Nettolohn erheblich aufbessern. Dabei bieten sich verschiedene Möglichkeiten:

  • Mit Prepaid-Kreditkarten schreiben Sie Mitarbeitern monatliche Beträge von bis zu 44€ gut, die sie entweder in ausgewählten Geschäften einlösen oder über einen längeren Zeitraum ansparen können.
  • Sogenannte Belegschaftsrabatte garantieren Angestellten verbilligte Preise bei firmeneigenen Produkten. Im Gastgewerbe lässt sich dies am leichtesten durch verbilligte oder kostenlose Speisen und Getränke umsetzen.

Sowohl Gutscheine, als auch Rabatte müssen gemäß der Kleinbetragsregelung nicht versteuert werden, solange sie insgesamt unter einer Jahreshöchstgrenze von 1080€ liegen. 

Anlassbezogene Zuwendungen

Wenn besondere Ereignisse wie beispielsweise Geburtstage oder Hochzeiten anstehen, kannst du deinen Mitarbeitern steuerfrei eine Freude bereiten, wenn du folgende Bedingungen einhältst:

  • Maximal 60€ pro Geschenk
  • Maximal drei Geschenke pro Mitarbeiter im Jahr

Da es sich im steuerrechtlichen Sinne um Sachzuwendungen handelt, dürfen solche Geschenke nicht in bar ausgezahlt werden. Außerdem ist es wichtig, dass der persönliche Bezug zum Empfänger eindeutig gegeben ist.

Fahrtkostenzuschüsse

Arbeitnehmer, die zwischen Tätigkeitsstätte und Wohnort pendeln, können dafür vom Arbeitgeber finanzielle Unterstützung erhalten.  Allgemein errechnen sich solche Fahrtkostenzuschüsse wie folgt:

1km Entfernung = 30 Cent Entfernungspauschale

Hierbei zählt jeweils nur die einfache Fahrt – der Rückweg wird nicht berücksichtigt. Da der Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse bereits mit 15% pauschal versteuert, entstehen für Arbeitnehmer keine weiteren Abzüge. Allerdings dürfen sie Ausgaben für Fahrtwege in der eigenen Lohnsteuererklärung dann nicht mehr als Werbungskosten geltend machen. Arbeitgeber sollten außerdem beachten: Fahrtkostenzuschüsse gelten als freiwillige Leistung und gehören deshalb nicht in den Vertrag. Zudem dürfen sie nicht den Gesamtbetrag an Werbungskosten übersteigen, der dem Arbeitnehmer gesetzlich zusteht. 

Bildquelle Titelbild: © JOBELINE Gastrobekleidung

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